4 dicas para a escola cobrar mensalidade em atraso sem criar constrangimento

A cumplicidade entre pais e escolas é fundamental para que o processo educacional alcance os resultados desejados. Todavia, em algumas situações, pode haver um conflito de interesses.

Um dos motivos que podem provocar um desgaste é o índice de inadimplência, apesar da ligeira queda nos índices; cobrar mensalidade em atraso é essencial para garantir a sustentabilidade financeira de uma instituição, mas essa é uma tarefa que requer muita habilidade.

Neste artigo, vamos dar dicas práticas que orientam como abordar pais com pagamentos em atraso. Nosso objetivo é ajudá-lo a encontrar uma solução que satisfaça todos os envolvidos. Continue a leitura e descubra a melhor maneira de agir!

O que você não pode fazer ao cobrar mensalidade em atraso?

Para iniciar este manual de orientações, é importante frisar o que você não deve fazer ao cobrar mensalidades em atraso. Em casos extremos, a lei permite que a escola tome providências administrativas, como se recusar a renovar a matrícula ou ingressar com ações judiciais.

Entretanto, é muito importante lembrar que o aluno não pode sofrer nenhuma penalidade acadêmica por conta da falta de pagamentos. Em outras palavras, é ilegal impedir o estudante de assistir às aulas e de fazer as provas.

A prática de reter documentos, como o histórico escolar, também é proibida. Visando preservar o estudante, a negociação deve ser conduzida diretamente com a pessoa responsável pelos pagamentos.

Além disso, todas as conversas devem acontecer em ambiente reservado. A situação financeira de um estudante jamais deve ser exposta publicamente, na frente de quem quer que seja, para preservá-lo de qualquer constrangimento.

Como abordar os pais sem causar constrangimentos?

Agora que você já sabe quais são os principais equívocos na hora de cobrar mensalidades em atraso, conheça nossas orientações para realizar uma negociação bem-sucedida:

1. Envie lembretes de boletos prestes a vencer ou com alguns dias de atraso

A primeira dica para combater a inadimplência é investir em canais de comunicação eficientes. Assim, é possível enviar lembretes on-line avisando que o boleto da mensalidade está prestes a vencer ou mesmo que está em atraso. Lembre-se, no entanto, de usar esse recurso com moderação.

Pondere ao escrever o texto de aviso, adotando um tom amigável, especialmente se enviar o comunicado antes da data, e desculpe-se caso o pagamento já tenha sido efetuado.

Essa prática é útil especialmente para os casos nos quais o atraso é decorrente de um simples esquecimento. Com uma agenda atribulada, muitos pais ou responsáveis enfrentam dificuldades para organizar seus compromissos.

Sinalize que, caso a família esteja passando por alguma dificuldade, a escola estará sempre com as portas abertas para o diálogo.

2. Convide o responsável para uma reunião

Os lembretes não surtiram efeito e os atrasos se tornaram recorrentes? Tome a iniciativa. Ligue para o responsável, mas não trate do assunto imediatamente. A responsabilidade pela condução da conversa está em suas mãos, por isso, você deve ter em mente que suas ações serão determinantes para uma solução amigável.

Jamais faça ameaças ou eleve o tom, provocando um clima de tensão. Uma postura intimidadora pode afugentar quem está do outro lado da mesa e reduzir drasticamente as chances de um acordo.

Você também deve expor claramente a necessidade de quitação dos débitos, explicando em que áreas os recursos financeiros são aplicados e como a inadimplência pode até mesmo resultar na queda da qualidade da educação.

3. Demonstre apoio diante de uma situação adversa

É essencial, no entanto, que você se mostre sensível à situação das famílias que estão enfrentando uma dificuldade, seja ela temporária ou mais complexa, especialmente nos casos em que o vínculo entre aluno e escola vem de longo tempo.

Tenha em mente que, em um cenário marcado pela instabilidade econômica, ninguém está imune a uma situação adversa que comprometa o planejamento financeiro, como acontece, por exemplo, quando o responsável pela família perde o emprego.

Ademais, para a instituição, não é interessante que o desfecho dessa história seja o trancamento da matrícula. Muito além do âmbito financeiro, a escola tem uma importante função social.

Nesse sentido, é essencial que haja uma demonstração de apoio, pois sua intervenção deve oferecer condições para que o pai ou responsável se reabilite financeiramente.

4. Ofereça condições flexíveis para a quitação do débito

Uma das maneiras mais efetivas de demonstrar apoio é flexibilizar as condições de pagamento do valor devido. Ao cobrar mensalidades em atraso, ofereça opções de parcelamento ou desconto sobre juros e multas para pagamento à vista.

Analisando caso a caso, outros benefícios podem ser ajustados, de acordo com a relação que se tem com a família e o histórico prévio de pagamento. Se a inadimplência é causada por uma dificuldade pontual ou extraordinária, dê um voto de confiança aos responsáveis.

Desde que viável do ponto de vista econômico, considere fornecer isenção ou redução parcial da mensalidade por um período limitado para as situações mais complexas, como um estímulo para que o estudante permaneça na escola.

Somente nos casos em que o acordo for desrespeitado e todas as tentativas de conciliação amigável fracassarem, a escola deve tomar uma atitude mais drástica. Nesses casos, vale consultar a legislação vigente, bem como o respaldo de uma boa assessoria jurídica.

Como reajustar a mensalidade da escola?

O reajuste da mensalidade é essencial para que a escola consiga manter sua saúde financeira.
Essa ação é regida por lei no Brasil e o gestor escolar deve conhecer as características que regem a adequação das matrículas para que a instituição não fique sujeita a sofrer penalidades.  

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