3 ferramentas para a gestão escolar que ajudam sua instituição a crescer

Você já se perguntou por que algumas instituições de ensino crescem e se desenvolvem enquanto outras continuam estagnadas? O investimento que a escola faz em tecnologias e ferramentas para a gestão escolar ajuda a responder a essa questão.

Alguns gestores ainda não sabem, mas existem no mercado alguns programas de computador e aplicativos para smartphone que ajudam – e muito – a administrar todos os setores de uma escola, tornando o trabalho de diretores, coordenadores, professores e secretários muito mais eficiente.

Acompanhe este artigo para entender como certas ferramentas tecnológicas podem potencializar sua gestão!

Porque toda escola precisa investir em tecnologia?

Quando contam com as mais modernas ferramentas para otimizar a gestão, os funcionários da escola podem administrar de maneira mais efetiva as tarefas burocráticas e ter mais tempo para resolver o que realmente importa, como o planejamento pedagógico, por exemplo.

Com a ajuda da tecnologia, os gestores também podem ter um controle muito maior do que se passa na escola. Isso permite traçar estratégias e integrar todos os setores com um plano coerente e eficaz, o que com certeza será importante para que a instituição de ensino evolua.

Desse modo, a escola consegue entregar a alunos e responsáveis um serviço de maior qualidade, o que mostra uma preocupação em atender bem o público. Além disso, pais e responsáveis também percebem que a escola de seus filhos é profissional, inovadora e que não está parada no tempo.

Esses fatores são, com certeza, diferenciais que destacam uma instituição em relação à concorrência e colocam a escola em um caminho de sucesso e crescimento.

Conheça 3 ferramentas para gestão escolar que estão fazendo a diferença nas escolas

Sistema de gestão escolar on-line

Um sistema de gestão escolar é um software que gerencia todas as atividades de uma escola, integrando os setores acadêmico, pedagógico e financeiro. Um sistema desse tipo realiza tarefas burocráticas automaticamente e mantém todos os dados da sua escola armazenados em segurança, evitando o acúmulo de papelada e a desorganização no trabalho dos funcionários.

Além disso, quando o sistema de gestão é on-line, você pode utilizá-lo por meio de qualquer computador conectado à internet. Seus dados também ficam guardados no servidor do sistema e você não corre o risco de perdê-los caso seu computador apresente algum problema. Outra vantagem do sistema on-line é que você recebe atualizações automaticamente e pode sempre ter a certeza de que estará trabalhando com o que há de mais moderno e avançado.

Qualquer escola, de qualquer nível de ensino, pode e deve contratar um sistema de gestão escolar. Veja algumas funções que esse tipo de ferramenta pode executar:

• emissão de boletos bancários;
• controle de matrícula;
• controle de inadimplência;
• controle de fluxo de caixa;
• lançamento de notas;
• emissão de boletins;
• controle de frequência dos alunos;
• cadastro de ocorrências;
• emissão de documentos;
• controle de portaria;
• controle de biblioteca.

Quando todas essas tarefas estão centralizadas em um sistema de gestão escolar, consegue-se cruzar dados para emitir relatórios e fazer análises completas. Além disso, com um sistema, evitam-se erros e imprecisões nos processos.

Ferramenta de captação de alunos

As ferramentas de captação de alunos, também chamadas de CRM, são softwares que permitem o controle do relacionamento com os interessados na instituição. Com uma ferramenta de captação, é possível registrar todos os dados de contato do interessado e todas as interações com ele, o que permite trabalhar todo o processo de captação de forma bem mais inteligente.

Quando a escola não dispõe de uma ferramenta como essa, é comum que ligações e visitas de interessados fiquem registradas apenas em anotações e bilhetes, que se perdem e ficam sem resposta. A ferramenta de captação vem justamente para solucionar esse problema. Além disso, se um interessado tiver que ser atendido por mais de um funcionário da escola, não terá que repetir tudo o que já foi conversado, afinal, todas as informações ficam gravadas na ferramenta.

Uma ferramenta de captação de alunos é um sistema potente para garantir maior conversão em matrículas, pois sua escola conseguirá ter uma visão de oportunidades ganhas e perdidas, o que possibilita identificar pontos fracos na captação e solucioná-los. Veja alguns recursos que esse tipo de ferramenta oferece:

• registro da turma ou curso de interesse;
• indicação do momento do cliente na jornada de compra;
• registro de atividades e do que foi tratado em cada contato;
• inscrição de interessados em eventos de divulgação;
• gerenciamento de processos seletivos de alunos;
• matrícula através da ferramenta;
• formulário de contato no site da instituição para importar automaticamente os dados para o sistema.

Existem no mercado alguns CRMs, entretanto a maior parte deles não foi pensada para a realidade das escolas. Por isso, é interessante procurar uma ferramenta desenvolvida especialmente para instituições de ensino.

Agenda digital

Uma agenda digital é um aplicativo de celular que substitui a velha agenda de papel e torna a comunicação entre escolas e famílias muito mais rápida e prática. Com um aplicativo desse tipo, pais e responsáveis se engajam muito mais com a rotina da escola, já que recebem mensagens diretamente no celular. O trabalho dos funcionários também é facilitado, já que toda a comunicação escolar fica centralizada em uma única ferramenta que pode ser gerenciada com facilidade.

Além disso, a escola consegue verificar quem recebeu e leu as mensagens, enquanto os pais conseguem interagir e dar respostas rápidas também através do aplicativo, o que evita que tenham que se deslocar até a secretaria ou enviar bilhetes e papéis soltos que são esquecidos e se perdem.

A agenda digital também dá ao gestor escolar mais controle sobre a comunicação, já que ele pode aprovar ou não o envio dos comunicados. Ele também dispõe de um painel com estatísticas da ferramenta, fornecendo uma visão estratégica da comunicação escolar. Uma agenda digital é uma ferramenta extremamente versátil. Veja o que mais você pode fazer com ela:

• envio de mensagens individuais ou em lote;
• calendário de atividades para o ano letivo;
• lembretes dos compromissos;
• aviso de recebimento e confirmação de leitura dos comunicados;
• anexos com fotos e arquivos;
• canais de atendimento on-line por setor e organização da comunicação por assunto;
• acompanhamento da eficácia dos comunicados com gráficos e relatórios de uso.

É importante que você se preocupe em contratar uma agenda digital mantida por uma empresa com experiência no mercado educacional para garantir maior eficiência na implantação e no suporte ao aplicativo.

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