Campanha de matrícula escolar: quando e por onde começar?

A campanha de matrículas escolares representa um marco para o segundo semestre das instituições de ensino. É o período de pensar em maneiras eficientes de captar novos estudantes e de manter os já matriculados. Mas quando e por onde começar esse processo tão importante para a escola? 

Para que a campanha de matrículas seja um sucesso, é necessário planejar. O ideal é antecipar a organização dessa estratégia, definindo previamente os objetivos, o que será feito, quem serão as pessoas responsáveis pelo processo e qual o orçamento necessário para fazer as divulgações acontecerem.

Neste artigo, você confere dicas de quando e por onde começar a construir a campanha de matrículas da sua instituição. Boa leitura!

O foco da campanha de matrícula escolar

Sendo um dos processos mais importantes nas instituições de ensino, as matrículas e as rematrículas escolares acontecem comumente entre os meses de outubro e novembro. Esse é um período de grande mobilização escolar na busca pela retenção e obtenção de alunos.

Entretanto, as estratégias para uma campanha de matrículas de sucesso precisam começar bem antes dos meses efetivos de sua realização, e o primeiro passo é definir o foco de atuação. Antes de elaborar qualquer plano de ação, os gestores da instituição de ensino precisam definir qual o ponto de partida. Ele pode ser: 

• uma campanha baseada na manutenção dos estudantes já matriculados; 
• uma campanha com foco na matrícula de novos estudantes; 
• uma campanha que objetiva igualmente matrículas novas e rematrículas. 

A partir dessa definição, o planejamento e o plano de ações detalharão qual estratégia terá um investimento maior, e essa é uma parte muito importante para o começo da campanha de matrículas. 

O planejamento da campanha de matrículas

Já deu pra notar que o planejamento da campanha de matrícula começa muito antes do final do ano letivo, certo? Diversas considerações precisam ser levantadas para garantir o sucesso da ação.

Depois de analisar e descobrir o foco, chega a hora de avaliar os resultados da campanha do ano anterior. Nessa etapa, algumas perguntas avaliativas podem ser consideradas, como:

• As metas foram atingidas?
• O que pode ser feito para atrair novos pais e responsáveis para a instituição?
• Os processos de atendimento às famílias foram eficientes?
• O que pode ser melhorado?

Pautar-se em campanhas anteriores e analisar os resultados alcançados é fundamental para traçar o novo planejamento das ações. Vale ressaltar a importância de esse processo acontecer em conjunto com todos os membros da escola. Convoque uma reunião de alinhamentos e defina com a equipe o que será feito, quais serão as pessoas envolvidas e qual o orçamento necessário para fazer a nova campanha de matrículas acontecer.

Ainda nesse momento de planejar, tente avaliar antecipadamente os problemas que podem surgir e as soluções possíveis. Planejar com antecedência é uma ótima forma de fazer campanhas mais bem fundamentadas e que representam o valor da instituição. 

Primeiras ações da campanha de matrícula 

Definidos os objetivos e as metas da campanha de matrícula ideal para sua instituição, chega a hora de decidir quais ações você colocará em prática para captar e reter estudantes.

Importante reforçar que, ao optar pela campanha de captação, por exemplo, a de retenção não será excluída. A escola, para sua saúde financeira, precisa efetuar planos para os dois cenários. Porém, definir qual deles terá um investimento maior é uma parte muito importante para o começo da campanha de matrícula. 

Abaixo, confira algumas ações que podem ajudar a alcançar o objetivo final de sua campanha de matrícula. 

Estratégias de retenção de alunos 

Focar no marketing interno 

É necessário sempre ressaltar os pontos positivos da escola. Já os pontos baixos não devem ser escondidos. Agir com transparência e demonstrar preocupação e ações corretivas representa uma ótima forma de evitar comentários sobre a instituição.

Mostrar o potencial da escola a partir de aspectos físicos também é muito importante nessas ações. Uma placa esteticamente interessante e o cuidado com a aparência do prédio são vistos muito positivamente pelas famílias dos já alunos. 

Tenha métodos de ensino engajadores 

Ninguém melhor para promover a escola do que o estudante. O aluno, ao chegar em casa mais contente com seu aprendizado, pode motivar os pais a realizarem a rematrícula para os próximos anos.

Aplicar descontos na matrícula 

Dar descontos para os já alunos é uma forma muito eficiente de fidelizar pais e responsáveis. Organizar metas financeiras para aplicar descontos surpresa, por exemplo, pode ser muito positivo para as famílias. 

Oferecer condições de pagamento 

A questão da inadimplência é muito comum nas escolas privadas. Pensar em formas de contorná-la e evitá-la é necessário e contribui diretamente para a retenção de estudantes. No caso dos não pagantes, convém estar disposto ao diálogo e abertura de negociação. Assim, o pagamento pode ser realizado e a confiança da família com a instituição aumenta. 

Estratégias de captação de alunos 

Agir com o marketing externo 

Por meio do marketing, é possível fazer com que sua escola seja vista por mais pessoas. A presença nas redes sociais é uma forma mais econômica e bastante funcional. A circulação de vídeos sobre a instituição também pode ser uma boa ação de marketing, visto que é possível atingir várias nuances do público a partir da multimídia.  

O marketing físico também é excelente para a captação. Ter uma escola bonita, com uma placa forte, pode render boas impressões de quem passa pelos arredores. As peças publicitárias, quando bem-feitas, também chamam a atenção das famílias dos alunos. 

Gerar contatos 

Ter uma lista de contatos para envio de mensagens, e-mails e cartas é fundamental para alcançar os pais e responsáveis pelos alunos. Com uma grande lista de contatos, seu discurso será ouvido por mais pessoas, que podem se interessar por sua instituição de ensino. 

Realizar eventos escolares 

Promover eventos escolares abertos ao público — como Semana do Conhecimento e Feiras de Ciências — pode atrair possíveis alunos. Nesses eventos, sua escola tem a chance de mostrar todos os seus benefícios. As famílias costumam preferir instituições em que as portas são abertas, principalmente para o compartilhamento de conhecimentos. 

Hora de definir um cronograma

Depois de decididas as ações que serão colocadas em prática para captar e reter estudantes, chega a hora de começar a agir. Logo, toda campanha de matrícula de sucesso precede a definição de estratégia, objetivos e plano de ações. 

Assim, o passo seguinte é definir um cronograma para as atividades que comporão a campanha de matrículas, estabelecendo início das ações, tempo de realização e responsáveis. Esses pontos são cruciais para o acompanhamento dos resultados.

Os benefícios da pesquisa de satisfação na escola

Dentre as ações para a campanha de matrículas, a instituição de ensino pode considerar também a realização de uma pesquisa com pais e responsáveis, tanto dos alunos já matriculados quanto dos possíveis interessados.

Recolher feedbacks da comunidade escolar pode ser uma maneira interessante de aperfeiçoar os processos burocráticos da escola para melhor atender aos novos responsáveis, além de melhorar o relacionamento com as famílias.

A pesquisa de satisfação é uma ferramenta estratégica de gestão que sinaliza para pais e alunos que a instituição está sempre aberta ao diálogo e que por isso está atenta e disposta a sanar as necessidades apresentadas. Logo, possibilita às instituições de ensino conhecer melhor seu público-alvo assim como as necessidades por ele apresentadas. Tais informações podem servir como uma oportunidade de captar novos alunos ao mesmo tempo em que fideliza os atuais.

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