5 de agosto de 2024
Por: SOMOS Educação
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A campanha de matrículas escolares representa um marco para o segundo semestre das instituições de ensino. É o período de pensar em maneiras eficientes de captar novos estudantes e de manter os já matriculados. Mas quando e por onde começar esse processo tão importante para a escola?
Para que a campanha de matrículas seja um sucesso, é necessário planejar. O ideal é antecipar a organização dessa estratégia, definindo previamente os objetivos, o que será feito, quem serão as pessoas responsáveis pelo processo e qual o orçamento necessário para fazer as divulgações acontecerem.
Neste artigo, você confere dicas de quando e por onde começar a construir a campanha de matrículas da sua instituição. Boa leitura!
Inicialmente, o objetivo pode parecer óbvio: conseguir matrículas por meio da captação e retenção de alunos. Porém, de nada adianta pensar no final do processo sem antes estruturar seu começo. Para começar um planejamento, é necessário especificar o objetivo, detalhando melhor qual a real missão da campanha de matrícula.
A seguir, confira os passos iniciais de uma campanha de matrícula de sucesso.
Sendo um dos processos mais importantes nas instituições de ensino, as matrículas e as rematrículas escolares acontecem comumente entre os meses de setembro e novembro. Esse é um período de grande mobilização escolar na busca pela retenção e obtenção de alunos.
Entretanto, as estratégias para uma campanha de matrículas de sucesso precisam começar bem antes dos meses efetivos de sua realização, e o primeiro passo é definir o foco de atuação. Antes de elaborar qualquer plano de ação, os gestores da instituição de ensino precisam definir qual o ponto de partida. Ele pode ser:
A partir dessa definição, o planejamento e o plano de ações detalharão qual estratégia terá um investimento maior, e essa é uma parte muito importante para o começo da campanha de matrículas.
Importante dizer que, ao optar pela campanha de captação, por exemplo, a de retenção não será excluída. A escola, para sua saúde, precisa efetuar planos para os dois cenários. Porém, definir qual deles terá um investimento maior é uma parte muito importante para o começo da campanha de matrícula.
Se sua escola já possui uma boa quantidade de alunos e sua ideia envolve manter um número similar, não é necessário investir de forma massiva em campanha de captação de novos estudantes. Nesse caso, o melhor caminho envolve a definição de estratégias de retenção, o que considera manter os estudantes matriculados para o próximo ano. A estratégia de captação, nessa esfera, deve ser pautada nos primeiros anos ofertados por sua instituição.
Agora, se seu interesse é conseguir novos estudantes, o foco da campanha e seus planos muda completamente. Para captar novos alunos para todos os anos, sua escola deve se destacar em relação às demais. Assim, ofertando um ensino de maior qualidade, as famílias ficam mais propensa a matricular as crianças e adolescentes em sua instituição. Mas é necessário ter ainda um cuidado especial com os alunos já matriculados, uma vez que a taxa de rematrícula precisa estar estável no ano seguinte.
Há também cenários em que o objetivo mescla os dois casos. Envolve a manutenção dos estudantes matriculados e o aumento do número de alunos, que ainda é abaixo do esperado. Nesse caso, é necessário dividir as ações e investimentos de forma inteligente para que os dois processos ocorram com êxito. Percebeu que tanto as estratégias de captação quanto de retenção são importantes para todos os objetivos? Por isso é preciso conhecer ações voltadas para os dois objetivos.
Já deu pra notar que o planejamento da campanha de matrícula começa muito antes do final do ano letivo, certo? Diversas considerações precisam ser levantadas para garantir o sucesso da ação.
Depois de analisar e descobrir o foco, chega a hora de avaliar os resultados da campanha do ano anterior. Nessa etapa, algumas perguntas avaliativas podem ser consideradas, como:
Pautar-se em campanhas anteriores e analisar os resultados alcançados é fundamental para traçar o novo planejamento das ações. Vale ressaltar a importância de esse processo acontecer em conjunto com todos os membros da escola. Convoque uma reunião de alinhamentos e defina com a equipe o que será feito, quais serão as pessoas envolvidas e qual o orçamento necessário para fazer a nova campanha de matrículas acontecer.
Ainda nesse momento de planejar, tente avaliar antecipadamente os problemas que podem surgir e as soluções possíveis. Planejar com antecedência é uma ótima forma de fazer campanhas mais bem fundamentadas e que representam o valor da instituição.
Definidos os objetivos e as metas da campanha de matrícula ideal para sua instituição, chega a hora de decidir quais ações você colocará em prática para captar e reter estudantes.
Abaixo, confira algumas ações que podem ajudar a alcançar o objetivo final de sua campanha de matrícula.
É necessário sempre ressaltar os pontos positivos da escola. Já os pontos baixos não devem ser escondidos. Agir com transparência e demonstrar preocupação e ações corretivas representa uma ótima forma de evitar comentários sobre a instituição.
Mostrar o potencial da escola a partir de aspectos físicos também é muito importante nessas ações. Uma placa esteticamente interessante e o cuidado com a aparência do prédio são vistos muito positivamente pelas famílias dos já alunos.
Ninguém melhor para promover a escola do que o estudante. O aluno, ao chegar em casa mais contente com seu aprendizado, pode motivar os pais a realizarem a rematrícula para os próximos anos.
Dar descontos para os já alunos é uma forma muito eficiente de fidelizar pais e responsáveis. Organizar metas financeiras para aplicar descontos surpresa, por exemplo, pode ser muito positivo para as famílias.
A questão da inadimplência é muito comum nas escolas privadas. Pensar em formas de contorná-la e evitá-la é necessário e contribui diretamente para a retenção de estudantes. No caso dos não pagantes, convém estar disposto ao diálogo e abertura de negociação. Assim, o pagamento pode ser realizado e a confiança da família com a instituição aumenta.
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Por meio do marketing, é possível fazer com que sua escola seja vista por mais pessoas. A presença nas redes sociais é uma forma mais econômica e bastante funcional. A circulação de vídeos sobre a instituição também pode ser uma boa ação de marketing, visto que é possível atingir várias nuances do público a partir da multimídia.
O marketing físico também é excelente para a captação. Ter uma escola bonita, com uma placa forte, pode render boas impressões de quem passa pelos arredores. As peças publicitárias, quando bem-feitas, também chamam a atenção das famílias dos alunos.
Ter uma lista de contatos para envio de mensagens, e-mails e cartas é fundamental para alcançar os pais e responsáveis pelos alunos. Com uma grande lista de contatos, seu discurso será ouvido por mais pessoas, que podem se interessar por sua instituição de ensino.
Promover eventos escolares abertos ao público — como Semana do Conhecimento e Feiras de Ciências — pode atrair possíveis alunos. Nesses eventos, sua escola tem a chance de mostrar todos os seus benefícios. As famílias costumam preferir instituições em que as portas são abertas, principalmente para o compartilhamento de conhecimentos.
Depois de decididas as ações que serão colocadas em prática para captar e reter estudantes, chega a hora de começar a agir. Logo, toda campanha de matrícula de sucesso precede a definição de estratégia, objetivos e plano de ações.
Assim, o passo seguinte é definir um cronograma para as atividades que comporão a campanha de matrículas, estabelecendo início das ações, tempo de realização e responsáveis. Esses pontos são cruciais para o acompanhamento dos resultados.
Dentre as ações para a campanha de matrículas, a instituição de ensino pode considerar também a realização de uma pesquisa com pais e responsáveis, tanto dos alunos já matriculados quanto dos possíveis interessados.
Recolher feedbacks da comunidade escolar pode ser uma maneira interessante de aperfeiçoar os processos burocráticos da escola para melhor atender aos novos responsáveis, além de melhorar o relacionamento com as famílias.
A pesquisa de satisfação é uma ferramenta estratégica de gestão que sinaliza para pais e alunos que a instituição está sempre aberta ao diálogo e que por isso está atenta e disposta a sanar as necessidades apresentadas. Logo, possibilita às instituições de ensino conhecer melhor seu público-alvo assim como as necessidades por ele apresentadas. Tais informações podem servir como uma oportunidade de captar novos alunos ao mesmo tempo em que fideliza os atuais.
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O primeiro passo para uma boa campanha de matrícula é planejar as ações que serão realizadas. Porém, antes de iniciar a campanha em si, é necessário verificar qual o interesse da escola para o próximo ano.
Os interesses envolvem a captação ou a retenção de alunos. Depois de decidido qual desses dois objetivos terá maior foco (ou optando pela divisão de esforços nos dois), chega a hora de começar a agir. Logo, toda campanha de matrícula de sucesso precede a definição de objetivos e estudo de estratégias.
O marketing escolar é uma estratégia boa para todos os objetivos da campanha. Quer conhecer mais sobre o marketing escolar e ver como ele pode impulsionar os resultados de sua escola? Baixe gratuitamente o e-book e confira dicas de marketing exclusivas para as instituições de ensino privadas.
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