Dicas para otimizar a gestão financeira da escola

A gestão financeira é uma componente essencial para o bom funcionamento de toda instituição de ensino. Ela envolve a administração de todos os recursos financeiros da escola, implementando medidas para otimizar esses recursos por meio de análises, estratégias e decisões bem informadas.

Ao aprimorar a gestão dos recursos disponíveis, a escola assegura não apenas seu funcionamento eficiente, mas também expande as possibilidades de novos investimentos. Isso contribui para a elaboração de um planejamento mais eficaz, garantindo maior segurança para professores, colaboradores e famílias dos alunos.

A atenção meticulosa às finanças é essencial para minimizar ou eliminar erros. Qualquer alteração ou deslize pode comprometer o desempenho da instituição e resultar em graves prejuízos. Dada a importância da gestão financeira, preparamos este artigo com algumas dicas para ajudá-lo a otimizá-la. Boa leitura!

POR QUE OTIMIZAR A GESTÃO FINANCEIRA DA ESCOLA?

A principal razão para otimizar a gestão financeira da escola é garantir o sucesso da instituição. Isso porque é possível fazer uma estruturação consciente dos recursos disponíveis de acordo com os objetivos a serem alcançados.

Apesar de a escola ter como foco principal proporcionar uma educação de qualidade para os alunos, é indispensável que ela gere lucros para que seja sustentável. Nenhuma instituição mantém o seu funcionamento caso esteja causando muitos prejuízos. Além disso, organizar bem as finanças permite uma melhoria contínua nos serviços oferecidos.

Ao aumentar a eficiência da gestão financeira, o planejamento se torna mais efetivo: evita-se gastos desnecessários, aperfeiçoa-se o controle orçamentário, melhora-se a tomada de decisão e monitora-se o desempenho da instituição. Com isso, é mais fácil visualizar com clareza o patrimônio escolar e criar estratégias e planos de ação em prol de uma boa saúde financeira.

POR ONDE COMEÇAR?

Para otimizar a gestão financeira pode-se utilizar de um balanço financeiro, do qual se considera as receitas e despesas orçamentárias e o saldo do fluxo de caixa da escola. Dessa maneira, evidencia-se, por meio de um registro detalhado, toda a movimentação financeira da instituição.

Esses relatórios são indispensáveis para os exercícios contábeis, como o balanço patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Com isso, se torna possível fazer um cálculo correto dos custos para manter a escola em funcionamento, além de efetuar uma precificação adequada dos serviços oferecidos. Para mais, pode-se utilizar desse registro para justificar o reajuste da mensalidade, por exemplo.

3 DICAS PARA OTIMIZAR A GESTÃO FINANCEIRA

A gestão financeira é um dos pilares da gestão escolar. Ela controla o fluxo de caixa, o capital de giro, a geração de receita e os recursos disponíveis para investimento. É papel do gestor trabalhar para que o saldo não fique negativo e garantir uma manutenção constante da infraestrutura e da mão de obra, como novas tecnologias e o pagamento dos salários, por exemplo.

Não existe uma receita pronta para obter uma gestão financeira de sucesso, mas algumas dicas podem ajudar a construir o relatório:

1. Mantenha uma boa organização

Ao controlar os recursos monetários da instituição é necessário saber classificá-los. Nesse sentido, para garantir uma gestão eficiente através do balanço financeiro é extremamente importante manter uma boa organização.

O ideal é que as tarefas sejam divididas entre setores específicos, sendo eles:

• Contas a pagar: são os compromissos assumidos pela escola, o que inclui contas diversas, juros e multas, negociação de contas vencidas, transferências, relacionamento com fornecedores, entre outros;
• Contas a receber: são os valores que estão previstos no fluxo de caixa. É responsável por acompanhar os pagamentos das famílias dos alunos, gerenciamento das contas bancárias, emitir boletos, negociação com os inadimplentes etc;
• Fluxo de caixa: se trata da entrada e saída diária do capital da instituição. Geralmente essa função é realizada pela secretaria da escola;
• Contábil: setor responsável pela folha de pagamento, declarações, DRE, patrimônio, entre outros;
• Fiscal: responsável por apurar os impostos e pelas exigências tributárias.

Manter a organização evita impactos negativos nos processos financeiros, como prejuízos, fraudes e problemas legais.

2. Faça uma análise dos gastos

Outra dica para garantir uma gestão financeira otimizada é diferenciar os tipos de gastos da instituição, isso torna possível identificar aquilo que é supérfluo e fazer cortes estratégicos. Não ter conhecimento específico das despesas pode levar à uma análise incorreta e, consequentemente, as decisões do gestor escolar serão equivocadas.

Os dispêndios podem ser classificados da seguinte maneira:

• Gastos: qualquer valor que a escola desembolsa;
• Custos: dinheiro utilizado para estoque de mercadorias, incluindo matéria-prima, logística e manutenção;
• Despesas: valores aplicados no funcionamento comercial da instituição, como campanhas de matrículas, por exemplo;
• Investimento: dinheiro gasto com intenção de retorno e aumentar o capital da escola;
• Perdas: são todos os valores que são considerados prejuízos, como enchentes, incêndios etc;
• Desperdícios: é aquilo que não irá trazer retorno, como estoque em excesso ou muito colaboradores ociosos.

Ao classificar os gastos é possível fazer uma previsão mais assertiva do futuro, além de estabelecer orçamentos para todos os setores da escola. Deve-se, inclusive, estipular políticas bem estruturadas de compra e reembolso.

3. Considere o planejamento estratégico

O planejamento estratégico está relacionado com as metas e objetivos que a escola deseja alcançar em determinado período de tempo, considerando:

• Qual o contexto que a escola está inserida?
• Onde a instituição quer chegar?
• Como alcançar o resultado desejado?

Portanto, o gestor escolar deve definir com detalhes não só o resultado esperado, mas como alcançá-lo e quais os recursos disponíveis, criando cenários realistas e viáveis. É importante lembrar que o orçamento definido não pode ser deixado de lado ao destrinchar os planos em ações.

É interessante, inclusive, separar um valor para o caso de acontecer imprevistos e houver necessidade de alterar o planejamento. Além disso, para criar uma estratégia financeira deve-se estar atento à legislação vigente, visto que ela possui grande influência nas finanças da instituição, principalmente quando se trata de tributos e taxas.

Reajuste do preço da mensalidade

A gestão financeira é fundamental para manter a escola em funcionamento, uma vez que é ela que define se o crescimento será potencializado ou mesmo se a instituição está em uma situação de falência. Por isso, é importante realizar um controle do capital que está entrando e saindo do caixa.

Neste artigo você leu a respeito do balanço financeiro que registra todas as movimentações da instituição de forma detalhada, considerando as contas a pagar e as contas a receber. Esse método contribui, também, para a organização das finanças, além de facilitar o orçamento e o planejamento estratégico.

Além disso, de um ano para o outro é comum que os custos e a receita da instituição mudem. Dessa forma, é essencial realizar uma análise financeira para propor reajustes de acordo com a necessidade da escola.

Por isso, preparamos um e-book que indica uma série de boas práticas para calcular, avaliar e divulgar o reajuste do preço da mensalidade de acordo com a lei. Baixe gratuitamente: