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25 de setembro de 2023
Por: SOMOS Educação
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Em um ambiente como a escola, é necessário lidar com pessoas muito diferentes umas das outras. É essencial, portanto, certificar-se de que as famílias tenham uma experiência positiva e satisfatória, além de criar uma relação de confiança. Nesse sentido, a secretaria escolar é muito importante, visto que ela geralmente corresponde ao primeiro contato dos pais e dos responsáveis com a instituição.
Além do atendimento aos familiares nas dependências da escola, a secretaria escolar é responsável pela documentação tanto dos alunos quanto dos professores e demais colaboradores. A secretaria assegura, também, o controle das atividades administrativas, mantendo um bom funcionamento da instituição por meio de serviços de qualidade.
Considerando que a função do secretário escolar é indispensável para a escola, preparamos um guia com as principais atividades e características desse profissional. Continue lendo!
A secretaria escolar é responsável por todo o processo de gestão administrativa, respondendo legalmente em conjunto com o diretor sobre os registros da escola. Isso quer dizer que esse setor trabalha com a documentação, a escrituração, a correspondência e outros processos importantes para o funcionamento da escola.
Nesse contexto, a documentação não diz respeito somente à burocracia, mas também aos registros pedagógicos, que devem estar sempre atualizados, como a entrada e a saída dos alunos na escola, a regularidade de presença em sala de aula, os resultados de atividades e provas, além dos certificados de conclusão. A secretaria também é responsável por organizar e manter todos os arquivos dos alunos que já estudaram no local.
Fica sob os cuidados da secretaria da escola os arquivos, os prontuários e os livros que garantem o funcionamento da instituição. Além disso, esse profissional deve traçar e executar os planejamentos estratégicos de acordo com os registros e assegurar bons resultados para a gestão escolar. Entre suas funções estão o atendimento aos pais e responsáveis e a aplicação da legislação educacional vigente.
Devido ao dia a dia atarefado da secretaria escolar, é extremamente importante que tudo seja realizado com organização e praticidade. A partir do momento em que as atividades são definidas de acordo com o prazo disponível, é indicado que as obrigações sejam executadas com antecedência. Nesse caso, a implementação de tecnologia é uma boa saída para automatizar muitos processos.
As ferramentas digitais não servem apenas para tornar o trabalho mais prático e rápido, mas também possibilitam a organização dos dados e a geração automática de relatórios. No entanto, não adianta adotar ferramentas tecnológicas se, na prática, elas não forem usadas.
O secretário escolar deve desenvolver sua capacidade analítica para sugerir novas perspectivas no planejamento da instituição. Isso contribui, também, para a construção do Projeto Pedagógico (PP).
Para trabalhar na secretaria escolar é preciso ter, ainda, uma escuta atenta, pois o profissional precisa receber os feedbacks dos familiares, dos alunos, dos professores e dos colaboradores a respeito dos processos da escola. Por meio deles, é possível traçar estratégias a fim de diminuir a evasão escolar ou verificar a necessidade de melhorias na infraestrutura.
Iniciativa, dinamismo, segurança, cooperação, organização, empatia, cortesia, responsabilidade, integridade e discrição são outras características importantes que esse profissional deve ter.
Para realizar a função de secretário escolar, deve-se conhecer e entender diversos documentos oficiais, sendo alguns deles:
O Projeto Pedagógico (PP) é um dos principais documentos da escola, pois ele contém a missão, os objetivos e os valores da instituição, a metodologia de ensino, os recursos físicos e humanos, a sua organização, as formas de atendimento oferecidas, entre outros. Portanto, o PP é o documento que define a identidade da escola. A secretaria, por lidar diretamente com a comunidade, deve agir de acordo com o que é previsto no PP.
A secretaria escolar deve sempre estar atenta ao calendário escolar. Isso em razão de ele servir de apoio na hora de planejar todas as atividades essenciais para o andamento do ano letivo. Com ele, é possível definir os objetivos da escola com clareza e destrinchá-los em pequenas tarefas para que sejam alcançados mais facilmente. Além disso, a secretaria da escola e a equipe pedagógica são responsáveis pela construção do cronograma.
No dia a dia, a secretaria deve trabalhar de acordo com o Regimento Escolar, que rege as regras e as normas da instituição. O regimento contempla os direitos e os deveres de cada colaborador, sendo tarefa da secretaria escolar garantir que sejam cumpridos. Além disso, nele estão os objetivos gerais e específicos, formas de avaliação e a maneira como ocorrem as reprovações, assim como no PP.
A secretaria escolar lida diretamente com o processo de matrícula e rematrícula dos alunos. Dessa forma, é essencial que esse profissional conheça todas as cláusulas do contrato para tirar dúvidas dos familiares e propor atualizações e melhorias sempre que necessário, incluindo o reajuste anual da mensalidade, por exemplo.
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