Dicas para otimizar a gestão financeira da escola

A gestão financeira, como o próprio nome indica, é responsável por gerir todas as finanças de uma instituição. Isso envolve a implementação de medidas para potencializar os seus recursos, lidando diretamente com análises, estratégias e decisões.

Ao aprimorar a gestão dos recursos disponíveis, é possível assegurar o bom funcionamento da escola, além de expandir as possibilidades de novos investimentos. Dessa forma, viabiliza-se a construção de um planejamento mais efetivo, o que garante maior segurança para os professores, os colaboradores e as famílias dos alunos.

Quando se trata de finanças, é preciso dedicar bastante atenção ao processo para que haja minimização ou eliminação de erros. Qualquer alteração ou deslize pode comprometer o desempenho e causar graves prejuízos para a instituição.

Em vista da importância da gestão financeira, preparamos este artigo com algumas dicas para otimizá-la. Boa leitura!

POR QUE OTIMIZAR A GESTÃO FINANCEIRA DA ESCOLA?

A principal razão para otimizar a gestão financeira da escola é garantir o sucesso da instituição, pois assim é possível fazer uma estruturação consciente dos recursos disponíveis de acordo com os objetivos a serem alcançados.

Apesar de a escola ter como foco principal proporcionar uma educação de qualidade para os alunos, é necessário que gere lucros para que seja sustentável. Nenhuma instituição mantém seu funcionamento caso esteja tendo muito prejuízo. Além disso, organizar bem as finanças permite uma melhoria contínua nos serviços oferecidos.

Ao aumentar a eficiência da gestão financeira, o planejamento se torna mais eficaz: evita-se gastos desnecessários, aperfeiçoa-se o controle orçamentário, melhora-se a tomada de decisão e monitora-se o desempenho da instituição. Com isso, é mais fácil visualizar com clareza o patrimônio escolar e criar estratégias e planos de ação em prol de uma boa saúde financeira.

POR ONDE COMEÇAR A OTIMIZAR A GESTÃO FINANCEIRA DA ESCOLA?

Para otimizar a gestão financeira, pode-se utilizar um balanço financeiro, em que se consideram as receitas e as despesas orçamentárias e o saldo do fluxo de caixa da escola. Dessa maneira, evidencia-se, por meio de um registro detalhado, toda a movimentação financeira da instituição de ensino.

Esses relatórios são indispensáveis para os exercícios contábeis, como o balanço patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Com isso, torna-se possível fazer um cálculo correto dos custos para manter a escola em funcionamento, além de efetuar uma precificação adequada dos serviços oferecidos. Pode-se utilizar desse registro para justificar o reajuste da mensalidade, por exemplo.

De um ano para o outro, é comum que os custos e a receita da instituição mudem. Dessa forma, é essencial realizar uma análise financeira para propor reajustes de acordo com a necessidade da escola.

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TRÊS DICAS PARA OTIMIZAR A GESTÃO FINANCEIRA

A gestão financeira é um dos pilares da gestão escolar. Ela controla o fluxo de caixa, o capital de giro, a geração de receita e os recursos disponíveis para investimento. É papel do gestor trabalhar para que o saldo não fique negativo e para garantir uma manutenção constante da infraestrutura e da mão de obra, de novas tecnologias e o pagamento dos salários, por exemplo.

Não existe uma receita pronta para obter uma gestão financeira de sucesso, mas algumas dicas podem ajudar a construir o relatório.

1. Mantenha uma boa organização

Ao controlar os recursos monetários da instituição, é necessário saber classificá-los. Nesse sentido, para garantir uma gestão eficiente através do balanço financeiro, é extremamente importante manter uma boa organização.

O ideal é que as tarefas sejam divididas entre setores específicos, sendo eles:

• Contas a pagar: são os compromissos assumidos pela escola, o que inclui contas diversas, juros e multas, negociação de contas vencidas, transferências, relacionamento com fornecedores, entre outros;
• Contas a receber: são os valores que estão previstos no fluxo de caixa. É responsável por acompanhar os pagamentos das famílias dos alunos, gerenciamento das contas bancárias, emitir boletos, negociação com os inadimplentes etc.;
• Fluxo de caixa: trata-se da entrada e saída diária do capital da instituição. Geralmente essa função é realizada pela secretaria da escola;
• Contábil: setor responsável pela folha de pagamento, declarações, DRE, patrimônio, entre outros;
• Fiscal: responsável por apurar os impostos e pelas exigências tributárias.

Manter a organização evita impactos negativos nos processos financeiros, como prejuízos, fraudes e problemas legais.

2. Faça uma análise dos gastos

Outra dica para garantir uma gestão financeira otimizada é diferenciar os tipos de gastos da instituição, tornando possível identificar aquilo que é supérfluo e fazer cortes estratégicos. Não ter conhecimento específico das despesas pode levar a uma análise incorreta e, consequentemente, as decisões do gestor escolar serão equivocadas.

Os dispêndios podem ser classificados da seguinte maneira:

• Gastos: qualquer valor que a escola desembolsa;
• Custos: dinheiro utilizado para estoque de mercadorias, incluindo matéria-prima, logística e manutenção;
• Despesas: valores aplicados no funcionamento comercial da instituição, como campanhas de matrículas, por exemplo;
• Investimento: dinheiro gasto com intenção de retorno e de aumento do capital da escola;
• Perdas: são todos os valores que são considerados prejuízos, como enchentes, incêndios etc.;
• Desperdícios: é aquilo que não irá trazer retorno, como estoque em excesso ou muitos colaboradores ociosos.

Ao classificar os gastos é possível fazer uma previsão mais acertada do futuro, além de estabelecer orçamentos para todos os setores da escola. Deve-se, inclusive, estipular políticas bem estruturadas de compra e reembolso.

3. Considere o planejamento estratégico

O planejamento estratégico está relacionado com as metas e os objetivos que a escola deseja alcançar em determinado período de tempo, considerando:

• Qual o contexto que a escola está inserida?
• Aonde a instituição quer chegar?
• Como alcançar o resultado desejado?

Portanto, o gestor escolar deve definir com detalhes não só o resultado esperado, mas como alcançá-lo e quais os recursos disponíveis, criando cenários realistas e viáveis. É importante lembrar que o orçamento definido não pode ser deixado de lado ao destrinchar os planos em ações.

É interessante, inclusive, separar um valor para o caso de acontecerem imprevistos e houver necessidade de alterar o planejamento. Além disso, para criar uma estratégia financeira, deve-se estar atento à legislação vigente, visto que ela possui grande influência nas finanças da instituição, principalmente quando se trata de tributos e taxas.

CAMINHOS PARA DRIBLAR A INADIMPLÊNCIA

A gestão financeira é fundamental para manter a escola em funcionamento, uma vez que é ela que define se o crescimento será potencializado ou mesmo se a instituição está em uma situação de falência. Nesse contexto, o planejamento auxilia o gestor escolar a definir as prioridades e a antecipar situações que podem evitar prejuízos.

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